浅析基层法院电子文件管理对策

张凌志


近几年，电子信息技术取得飞速发展。办公自动化、网络化渐趋完善，因此，基层法院对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好，并得到长期保存，是目前所有法院档案工作者应尽的职责。
一、 从电子文件的收集、积累基础材料开始
在纸质档案管理中，档案收集是档案工作诸葛环节的第一个环节，档案收集工作如何，对后续各环节的影响很大。“对于电子档案来说，电子文件的收集也是诸环节的第一个环节，是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案，其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件，由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果对正式的纸质文件，有进行全文信息自动检索要求时，或者从保留文件重要修改过程的信息考虑，则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，则应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系，尤其是对无纸化系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。必要是，应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。
二、严格电子文件的归档管理
就目前而言，电子文件归档应符合下列要求，首先从归档时间看，文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的终版本记录到光盘等存储载体上，以利于今后的反复查阅和利用。对网络环境下生成的大量的业务电子文件，宜采用备份的方法，在网上进行，但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。其次，从归档电子文件文件的数量后，为确保电子文件的真实性，便于保管和利用，一般以保存两同版本的电子文件为宜，一个由档案管理部门统一保管，别一个由相关业务部门异地保管。归档电子文件的格式，应为注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台，设备要求等进行说明，必要时运行电子文件的原程序应一并归档保管。
三、 健全电子文件管理的检查审核制度
电子公文管理工作要得到强化，就必须建立相应的核查制度，定期对文书、档案部门进行管理检查，重点检查归档文件是否完整，公文档案形成的过程手续是否齐全，是否符合归档、立卷和网上传输发布的要求等等。
四、 规范公文制作和控制程序
对形成的新的公文档案要指定一个终端（专人或者部门），各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送，确保各种来源的档案实现统一的格式和结构，便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则，尽量采用通用的文件格式。严格各环节的管理权限，对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留，不可任意进行删除处理。
五、 加强电子文件软、硬件设施管理
开辟电子档案存储地新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。并及时修补管理软件的安全漏洞，对防火和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。
六、 重视和加快电子文件管理人员的培养
电子档案管理是一个新生事物，从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。因此，必须对档案员进行系统内部档案电子管理的培养。使档案员不断学习档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术，使档案工作登上新台阶。


黑龙江省伊春市汤旺河区人民法院 张凌志
广东省深圳市人民政府


深圳市水利建设基金筹集和使用管理办法
深圳市人民政府



经市政府二届100次常务会议讨论通过


第一条 为加快水务建设步伐，提高防洪抗灾能力，缓解我市水资源供需矛盾，促进国民经济持续、快速、健康发展，为深圳建设一流的现代化国际性城市创造良好的水环境，根据国务院关于建立水利基金的决定和《水利建设基金筹集和使用管理暂行办法》（国发〔1997〕7号）
以及《广东省实施〈水利建设基金筹集和使用管理暂行办法〉细则》，结合我市实际，制定本办法。
第二条 水利是国民经济的基础设施和基础产业。各级政府必须确立优先发展水务的思想，积极筹集水利建设基金，并制定政策，鼓励和组织社会各界及外资参与水务建设，加快水务发展。
第三条 水利建设基金是用于水务建设的专项资金，它由市、区水利建设基金组成。
第四条 水利建设基金的来源
（一）市水利建设基金的来源：
1、从市收取的政府性基金（收费、附加）中提取3％。应提取的项目包括：养路费、公路建设基金、公路运输管理费、地方交通及公安部门的驾驶员培训费、电力建设基金、市场管理费、个体工商业管理费、征地管理费、市政设施配套费等。
市收取的政府性基金（收费、附加）包括区上缴的上述部分。
2、从罗湖、福田、南山、盐田四个区征收的城市维护建设税中划出15％，用于城市防洪建设。
3、自1998年至2003年，东深供水扩建三期工程偿还我市的投资款每年4250万元人民币，全部用于水务工程建设。
4、经市政府批准从其它渠道划转的用于水务工程设施建设的资金。
（二）宝安、龙岗两区水利建设基金的来源可参照市水利建设基金的办法执行。
第五条 市水利建设基金的划转办法由市财政局会同市水务局参照中央及省水利建设基金的划转办法另行制定。区水利建设基金的划转办法参照市水利建设基金的划转办法由区财政部门会同同级水务部门制定。
第六条 水利建设基金专项用于：兴建防洪、排涝、灌溉、海堤、水文设施以及三防（防汛、防风、防旱）通讯信息系统基础设施等水务工程建设项目；原有的水务工程安全达标建设；河流规划、整治；水土流失防治工程；水务工程的维护；其它经市、区政府批准的水务工程建设项目
。
第七条 水利建设基金属于政府性基金，纳入财政预算管理，专项列收列支。每年年初分别由各级水务部门根据水务建设规划和水务工程设施安全达标建设计划，向同级财政部门报送年度基金使用计划，经同级财政部门审核同意后拨付资金。其中，用于水务工程基本建设的水利建设基
金，要分别纳入各级基本建设投资计划。水利建设基金实行专款专用，年终结余可结转下年度安排使用。
对经济效益显著的水务工程项目安排的水利建设基金，可实行有偿滚动使用。由用款单位向财政部门办理有偿使用的有关手续。
第八条 财政部门要建立健全水利建设基金的收支核算和日常管理制度。水务部门应按财政隶属关系，在年终编制水利建设基金收支决算表，属于基本建设的支出，还应按规定编制基本建设财务决算，报同级财政部门审批。
第九条 任何部门和单位不得提高水利建设基金的征收标准，不得扩大使用范围，不得截留、挤占或挪用。各级财政、计划、审计部门要加强对水利建设基金管理和使用的监督检查。
第十条 征集水利建设基金后，各级政府不得减少水务建设资金的投入。
第十一条 各级政府和有关部门应采取有力措施，保证将水利建设基金收足、管好，专款专用。
第十二条 本办法自1998年1月1日起施行，到2010年12月31日止。
第十三条 各区可根据本办法，结合本区实际制定水利建设基金筹集和使用管理办法，报市财政、计划、水务主管部门备案。
第十四条 本办法由市财政局会同市水务局解释。



1998年8月22日